Scrum Master / Agile Coach / Scrum Trainer

Retrospective vorm: Belbin teamrollen

Onlangs heb ik in de Retrospectives binnen mijn team een vorm bedacht rondom de Belbin teamrollen. Meredith Belbin heeft onderzoek gedaan naar de effectiviteit van teams en concludeerde dat de meest effectieve teams een mix van gedrag hadden waarbij alle teamrollen (van Belbin) aanwezig waren. In de Retrospective vorm die ik hanteer leren teamleden elkaar beter kennen én begrijpen, kan vaak bepaalde teamdynamiek verklaard worden en biedt het de kans om te identificeren door het team waar het team behoefte aan heeft en welke verbeteracties ze zouden kunnen oppakken. Dit heeft tot leuke en interessante discussies in het team geleid en regelmatig ook voor verbeteracties van het team gezorgd. In dit artikel leg ik de Retrospective vorm uit, zodat je deze zelf zou kunnen toepassen. (de beschrijving van de rollen is onderaan de blog te vinden)

Vooraf

Op Internet zijn allerlei (gratis) Belbin teamrollen tests te vinden die ieder teamlid zelf kan invullen. Vraag de teamleden vooraf om deze vragenlijst in te vullen – en geef daar uiteraard ook het doel van aan - en de resultaten naar je toe te sturen ter voorbereiding. Als je het serieus aan wil pakken, dan zijn er ook betaalde versies van de vragenlijsten. Houd er rekening mee dat deze ook meer tijd kosten voor de teamleden om in te vullen.

Als je alle resultaten hebt, werk deze dan uit op een whiteboard of een groot flip-over vel. Schrijf alle teamrollen onder elkaar op de verticale as (en vermeld daarbij welke rollen bij ‘denken’, ‘doen’, ‘willen’ en ‘voelen’ horen). Schrijf alle namen van de teamleden naast elkaar op de horizontale as en vul de score van ieder teamlid in bij de rol die daarbij hoort. Ik vind het zelf handig om de lagere scores met rood op te schrijven, de gemiddelde scores met zwart en de hoge scores met groen, zodat je visueel kunt zien op welke rollen een team laag of juist hoog scoort.

Print een korte beschrijving van de teamrollen uit (of schrijf ze op een whiteboard of flip-over), zodat er referentiemateriaal is als iemand op wil zoeken wat de rol inhoudt.

Retrospective

De Retrospective vorm zelf heeft vijf stappen:

Stap 1: Introductie

Introduceer het doel van de Retrospective: identificeren wat wij als team moeten ontwikkelen om effectiever, met meer plezier én synergie samen te werken. De teamrollen zijn bedoeld om inzicht te verkrijgen en de effectiviteit van het team te vergroten.

Stap 2: Teamrollen toelichten

Licht kort de teamrollen toe aan de hand van een beschrijving.

Stap 3: Individuele evaluatie

Vraag ieder teamlid om de scores aan elkaar toe te lichten en laat ze elkaar vragen stellen. Wees scherp op dingen die je opvallen en probeer daar op door te vragen met vragen als ‘wat maakt dat […]’ of ‘wat bedoel je met […]’ . Laat het team dat echter vooral eerst doen. Vragen over de inhoud van de scores voor meer verdieping zijn bijvoorbeeld:

Stap 4: Team evaluatie

Als iedereen zijn of haar scores heeft toegelicht aan de rest, vraag het team om de scores van het team als geheel te evalueren. Vragen die je kunt stellen om dit te begeleiden of stimuleren zijn:

Deze stap kan verklaren waarom bepaalde dingen heel goed verlopen in het team of juist waarom bepaalde dingen een uitdaging zijn. Bij één van mijn teams concludeerde het team dat de scores op de teamrollen goed verklaren waarom veel werkzaamheden bijna af komen, maar net niet helemaal binnen een Sprint van het team.

Stap 5: Vervolgacties bepalen

Identificeer aan de hand van de evaluaties eventuele vervolgacties. Vraag het team om deze te bedenken. Hulpvragen die daarbij gesteld kunnen worden zijn bijvoorbeeld:

Vervolg

Als het mogelijk is, hang de scores op bij de werkplek van het team, zodat ze het regelmatig terug zien komen. Nadat je de scores met elkaar hebt besproken en eventueel acties hebt gedefinieerd of afspraken hebt gemaakt, is het goed om de scores en de resultaten uit de Retrospective periodiek terug te laten komen. Eerder gemaakte acties en afspraken kunnen dan weer worden besproken en geëvalueerd en iedereen wordt weer scherp gemaakt op de diverse rollen die aanwezig zijn in het team en hoe je daar als team mee om kunt gaan. Als er in de samenstelling van het team iets gewijzigd is, dan is het een goede aanleiding om een nieuwe Retrospective er aan te wijden.

Belbin rollen

Voor de duidelijkheid: er zijn geen goede en slechte teamrollen. Ze hebben allemaal hun sterke en zwakke punten en ze zijn allemaal even belangrijk (maar niet allemaal op hetzelfde moment). Een beschrijving van alle rollen is te vinden op de website van Belbin, hier een korte samenvatting.

Eerdere blogs

Mark Uijen de Kleijn

E: info@remarkablethinking.nl

L: linkedin.com/in/mark-uijen-de-kleijn